Ένα επαγγελματικό ταξίδι, είτε για συνάντηση με πελάτη στην Αθήνα, είτε για έκθεση στο εξωτερικό, είτε για εργασία εκτός έδρας, κοστίζει. Το ερώτημα είναι πόσο από αυτό το κόστος αναγνωρίζεται φορολογικά. Η απάντηση σπάνια κρίνεται από το ποσό. Κρίνεται από το αν μπορούμε να αποδείξουμε γιατί έγινε το ταξίδι και τι πληρώθηκε.
Ο κανόνας με μία ματιά
| Τι χρειάζεται | Γιατί |
|---|---|
| Επαγγελματικός σκοπός | Η δαπάνη πρέπει να συνδέεται πραγματικά με τη δραστηριότητα της επιχείρησης. Δεν αρκεί να βρισκόμαστε μακριά από την έδρα. |
| Σωστά παραστατικά | Τιμολόγια, εισιτήρια και αποδείξεις, με τον ΑΦΜ της επιχείρησης όπου γίνεται. |
| Τραπεζική πληρωμή | Πάνω από 500 € ανά συναλλαγή, η πληρωμή χωρίς κάρτα ή τραπεζικό μέσο οδηγεί σε απόρριψη της δαπάνης (άρθρο 23 ΚΦΕ). |
| Καταγραφή | Εξοδολόγιο ταξιδιού, συμπληρωμένο και παραδομένο έγκαιρα στο λογιστήριο. |
Πριν, κατά και μετά το ταξίδι
- Πριν φύγετε: κρατήστε ό,τι αποδεικνύει τον λόγο του ταξιδιού: πρόσκληση, email συνάντησης, πρόγραμμα συνεδρίου, εντολή εργασίας. Ελέγξτε και την ταξιδιωτική ασφάλιση για εσάς και τους εργαζόμενους που ταξιδεύουν.
- Στο ταξίδι: δίνετε τον ΑΦΜ της επιχείρησης σε κάθε αγορά, πληρώνετε με κάρτα και φωτογραφίζετε τις αποδείξεις την ίδια μέρα, γιατί το θερμικό χαρτί σβήνει.
- Με την επιστροφή: συμπληρώνετε το εξοδολόγιο και στέλνετε παραστατικά και τεκμηρίωση στο λογιστήριο αμέσως, όχι στο τέλος της χρονιάς.
Νέο από 2/11/2026: με την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, τα τιμολόγια ξενοδοχείων, μεταφορών και υπηρεσιών εμφανίζονται στο myDATA της επιχείρησης μόνο αν δώσετε σωστά τον ΑΦΜ της κατά την αγορά. Χωρίς αυτόν, η δαπάνη μένει «ορφανή».
Δαπάνη δεν σημαίνει πάντα και ΦΠΑ
Ένα ποσό μπορεί να αναγνωρίζεται ως επαγγελματική δαπάνη στον φόρο εισοδήματος, ενώ ο ΦΠΑ του δεν εκπίπτει. Ο Κώδικας ΦΠΑ (άρθρο 35 παρ. 4 ν. 5144/2024) περιορίζει την έκπτωση για στέγαση, τροφή, ποτά και μετακίνηση προσώπων, καθώς και για ορισμένες δαπάνες επιβατικών αυτοκινήτων. Για δαπάνες στο εξωτερικό, ο ξένος ΦΠΑ δεν συμψηφίζεται στην ελληνική δήλωση. Για ορισμένες δαπάνες εντός ΕΕ υπάρχει ξεχωριστή αίτηση επιστροφής, με συνήθη προθεσμία την 30ή Σεπτεμβρίου του επόμενου έτους.
Όταν ταξιδεύει ο εργαζόμενος
Η ημερήσια αποζημίωση, τα έξοδα διαμονής και διατροφής και τα έξοδα κίνησης για υπηρεσιακό ταξίδι δεν θεωρούνται εισόδημα του εργαζομένου (άρθρο 14 παρ. 1 ΚΦΕ), εφόσον καταβάλλονται για τις ανάγκες της επιχείρησης και, για τα έξοδα κίνησης, αποδεικνύονται με νόμιμα παραστατικά. Στην πράξη χρειάζονται εντολή μετακίνησης, παραστατικά και εξοδολόγιο. Πριν ορίσετε σταθερά ποσά ημερήσιας αποζημίωσης, ελέγχουμε μαζί την εργατική και ασφαλιστική πλευρά.
Τρία συνηθισμένα λάθη
- Επαγγελματικό ταξίδι με «ουρά» διακοπών: οι προσωπικές ημέρες και τα έξοδά τους ξεχωρίζουν. Δεν περνά όλο το ταξίδι ως επαγγελματικό.
- Απόδειξη εστιατορίου ή σούπερ μάρκετ χωρίς εξήγηση: δεν αναγνωρίζεται αυτόματα. Χρειάζεται σύνδεση με τον σκοπό του ταξιδιού.
- Συνοδοί χωρίς επαγγελματικό ρόλο: τα έξοδα συζύγου ή παιδιών δεν αφορούν την επιχείρηση.
Ο πλήρης οδηγός δίνεται στους πελάτες μας
Για τους πελάτες της Λογιστικής Εξέλιξης έχουμε ετοιμάσει πλήρη πρακτικό οδηγό. Περιέχει πίνακα δαπανών με το τι κρατάμε για καθεμία, κανόνες για παραστατικά και πληρωμές, οδηγίες για εργαζόμενους που ταξιδεύουν, συχνές περιπτώσεις και checklist πριν παραδώσετε τα έξοδα.
Χρήσιμο εργαλείο για όλους: Υπόδειγμα εξοδολογίου ταξιδιού (PDF) · Ταξιδεύετε στο εξωτερικό; Ζητήστε προσφορά ταξιδιωτικής ασφάλισης · Για τη δική σας περίπτωση: Επικοινωνήστε μαζί μας
Πηγές: ν. 4172/2013 (ΚΦΕ) άρθρα 14, 22 και 23· ν. 5144/2024 (Κώδικας ΦΠΑ) άρθρο 35 παρ. 4· ΑΑΔΕ – Επιστροφή ΦΠΑ από χώρες ΕΕ. Το άρθρο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα, αντιστοιχεί στα δεδομένα κατά τις 27/10/2026 και δεν αποτελεί εξατομικευμένη συμβουλή.
© Λογιστική Εξέλιξη – Γκατζές Δημήτριος & Συνεργάτες. Το παρόν άρθρο αποτελεί πνευματική ιδιοκτησία της Λογιστικής Εξέλιξης και προστατεύεται από τον ν. 2121/1993. Απαγορεύεται η αναδημοσίευση, αντιγραφή ή αναπαραγωγή του, ολική ή μερική, σε ιστοσελίδες, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, newsletters ή άλλα μέσα, χωρίς την προηγούμενη έγγραφη άδειά μας. Επιτρέπεται η κοινοποίηση του συνδέσμου του άρθρου, καθώς και η παράθεση σύντομου αποσπάσματος με ρητή αναφορά της πηγής και ενεργό σύνδεσμο προς το πρωτότυπο.
Το άρθρο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα, αντιστοιχεί στη νομοθεσία κατά την ημερομηνία δημοσίευσης και δεν αποτελεί εξατομικευμένη συμβουλή.