Έλεγχος πηγών: 19/10/2026 · Συντακτική επιμέλεια: Λογιστική Εξέλιξη
Η σωστή ενημέρωση του λογιστηρίου αρχίζει από την οργανωμένη συγκέντρωση των στοιχείων της επιχείρησης. Ένα τιμολόγιο που έμεινε σε κάποιο email, ένα πιστωτικό που δεν προωθήθηκε ή μια τραπεζική κίνηση χωρίς εξήγηση μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον ερωτήσεις και καθυστερήσεις.
Η παρακάτω λίστα είναι πρόταση οργάνωσης. Προσαρμόζεται στη δραστηριότητα, στον τρόπο τήρησης των βιβλίων και στα στοιχεία που το γραφείο λαμβάνει ήδη ηλεκτρονικά. Δεν σημαίνει ότι πρέπει να αποστέλλετε δεύτερη φορά κάθε διαθέσιμο αρχείο.
1. Έσοδα και διορθώσεις
Επιβεβαιώστε ότι έχουν δοθεί πρόσβαση ή αρχεία για τα τιμολόγια, τις αποδείξεις και τα πιστωτικά της περιόδου. Ενημερώστε ξεχωριστά για ακυρώσεις, επιστροφές και περιπτώσεις που θεωρείτε ότι εκδόθηκε λανθασμένο παραστατικό. Μην περιορίζεστε στην αποστολή ενός συνολικού ποσού πωλήσεων χωρίς τα αντίστοιχα στοιχεία.
2. Αγορές και έξοδα
Συγκεντρώστε τιμολόγια προμηθευτών, πιστωτικά, λογαριασμούς επαγγελματικής στέγης, υπηρεσίες, συνδρομές, αγορές εξοπλισμού και παραστατικά εξωτερικού. Για χρεώσεις πλατφορμών ή ηλεκτρονικές αγορές, αναζητήστε το παραστατικό που εκδόθηκε και στείλτε το μαζί με όποια πληροφορία χρειάζεται για να κατανοηθεί η συναλλαγή.
Εάν ένα έξοδο είναι ασυνήθιστο για τη δραστηριότητά σας, προσθέστε μια σύντομη εξήγηση. Η αποστολή του στο λογιστήριο επιτρέπει τον έλεγχό του· δεν αποτελεί από μόνη της επιβεβαίωση ότι εκπίπτει φορολογικά.
3. Τράπεζες, POS και πλατφόρμες
Όπου απαιτείται για τη λογιστική παρακολούθηση, δώστε τις κινήσεις των επαγγελματικών λογαριασμών και τις εκκαθαρίσεις POS ή πλατφορμών πληρωμών. Σημειώστε εισφορές χρημάτων από τον επιχειρηματία, δάνεια, μεταφορές μεταξύ λογαριασμών και άλλες κινήσεις που δεν εξηγούνται εύκολα. Το αποδεικτικό πληρωμής συμπληρώνει την εικόνα μιας συναλλαγής και πρέπει να συνδέεται με το σχετικό παραστατικό.
4. Τι γίνεται με το myDATA;
Στο myDATA διαβιβάζονται δεδομένα παραστατικών και πραγματοποιούνται χαρακτηρισμοί και λογιστικές εγγραφές. Η εμφάνιση μιας συναλλαγής στην πλατφόρμα δεν σημαίνει ότι έχουν δοθεί στο λογιστήριο όλα τα στοιχεία που χρειάζονται για τον έλεγχό της. [1]
Η ΑΑΔΕ διευκρινίζει επίσης ότι ακόμη και η διαφύλαξη δεδομένων από Πάροχο δεν καταργεί την αυτοτελή υποχρέωση της επιχείρησης να διαφυλάσσει τα λογιστικά αρχεία της. [2] Γι’ αυτό συμφωνούμε συγκεκριμένα ποια στοιχεία λαμβάνει αυτόματα το γραφείο και ποια πρέπει να αποστέλλετε εσείς.
5. Ένας απλός τρόπος αποστολής
- Δημιουργήστε έναν φάκελο ανά μήνα, π.χ. «2026-10».
- Χωρίστε τα αρχεία σε «Έσοδα», «Έξοδα», «Τράπεζες» και «Εκκρεμότητες».
- Προτιμήστε το αρχικό ηλεκτρονικό αρχείο. Όπου χρειάζεται φωτογραφία ή σάρωση, βεβαιωθείτε ότι φαίνεται ολόκληρο το έγγραφο.
- Χρησιμοποιήστε τον συμφωνημένο τρόπο αποστολής και ενημερώστε όταν συμπληρώνετε κάτι εκ των υστέρων.
Συμφωνήστε με το γραφείο μια σταθερή ημερομηνία παράδοσης, κατάλληλη για τις υποχρεώσεις σας. Αν λείπει ένα παραστατικό, αναφέρετέ το εγκαίρως αντί να αφήνετε την εκκρεμότητα χωρίς ενημέρωση.
Πηγές και τεκμηρίωση
- [1] ΑΑΔΕ — myDATA, Ηλεκτρονικά Βιβλία, περιγραφή της πλατφόρμας.
- [2] ΑΑΔΕ — Συχνές ερωτήσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ερώτηση για τη διαφύλαξη δεδομένων από Πάροχο και την ευθύνη της επιχείρησης.
Η λίστα και ο τρόπος οργάνωσης αποτελούν πρωτότυπες πρακτικές προτάσεις της Λογιστικής Εξέλιξης και δεν παρουσιάζονται ως ενιαία νομοθετική υποχρέωση για όλες τις επιχειρήσεις.